TH Köln Praxisprojekt
Medieninformatik (B. Sc.)

Der Assistenzplaner

Digitales Dienstplan-Management für die Persönliche Assistenz

Eine Abbildung zweier Smartphone-Bildschirme, die den Assistenzplaner zeigen.

Worum geht's?

Ziel ist die Entwicklung eines unabhängigen, barrierefreien und sicheren Dienstplanungs- und Verwaltungssystems, das den besonderen Anforderungen der Domäne „Persönliche Assistenz“ gerecht wird.

Der Assistenzplaner richtet sich an Assistenznehmer*innen im Arbeitgebermodell ebenso wie an Assistenzfirmen und jede dienstplanende Person, die ihren Arbeitsaufwand rund um die Organisation der Persönlichen Assistenz reduzieren möchte.

Der Prototyp

Der Assistenzplaner soll in den kommenden Monaten prototypisch implementiert werden und die auf dieser Seite vorgestellten Basis-Funktionen verwirklichen

Die technische Realisierung erfolgt als Multiplattform-App. Der Planer soll auf allen gängigen Betriebssystemen funktionieren und von jedem verwendet werden können, unabhängig von den individuellen Fähigkeiten.

Wie geht's weiter?

Vor der Umsetzung des Assistenzplaners wird das Feedback potentieller Nutzer*innen eingeholt. Der Entwicklungsprozess ist agil: Veränderte Anforderungen oder Wünsche nach neuen Funktionalitäten können noch während des laufenden Prozesses berücksichtigt werden.

Du bist Assistenznehmer*in, Assistent*in oder Teamleitung in einer Assistenzfirma? Das ist deine Chance, an der Gestaltung des Assistenzplaners mitzuwirken!

Anmerkungen, Ideen, Fragen und Kritik sind willkommen!

Euer Feedback ist wichtig für die Entwicklung eines bedarfsgerechten und nutzungsfreundlichen Systems

Funktionen

Verfügbarkeiten
eingeben

Verfügbare Tage der Assistent*innen schnell und einfach eintragen: Per Klick im Kalender, mittels Smartphone-Kamera oder als Import

Schichten
anlegen und bearbeiten

Feste Start- und Endzeiten anlegen und flexibel auf besondere Vorhaben, Abweichungen und nachträgliche Änderungen reagieren

Dienstpläne
generieren

Assistent*innen den Schichten auf Grundlage individueller Voreinstellungen, Arbeitszeit-Vereinbarungen und Tags automatisch zuteilen

Besondere
Anforderungen

Fähigkeiten und Merkmale zuordnen, um Assistent*innen gezielt bestimmten Schichten zuzuteilen

Assistenzteam
verwalten

Assistent*innen-Profile erstellen, vereinbarte Arbeitszeiten und geleistete Stunden abgleichen und Notizen anlegen

Arbeitszeiten
dokumentieren

Dienstpläne und Stundennachweise exportieren, laufende Änderungen festhalten und Pläne archivieren

Grundlegende Prinzipien

Sicherheit und Transparenz

Niemand sollte dazu gezwungen sein, personenbezogene Daten oder gar Einblicke in die persönliche Tagesgestaltung preiszugeben. Die erste Version des digitalen Assistenzplaners wird daher als lokale App und Offline-Anwendung realisiert, sämtliche Daten werden lokal auf dem Endgerät der Nutzer*innen gespeichert. Ein digitales Abgreifen von Daten durch Dritte ist ausgeschlossen.

Gemäß dem Prinzip der Datensparsamkeit werden nur solche Daten benötigt, die für die Funktion des Planers relevant sind. So ist beispielsweise die Angabe von Klarnamen keine Voraussetzung für die Nutzung – es kann ebenso mit Pseudonymen oder Kürzeln gearbeitet werden.

Informationspflichten werden ernst genommen: Es wird jederzeit nachvollziehbar sein, welche Daten vom System gespeichert oder verarbeitet werden.

Benutzer*innen-Autonomie

Der Assistenzplaner soll das Recht auf Selbstbestimmung und Autonomie fördern, statt es durch schwer verständliche oder unkontrollierbare Automatisierungsprozesse zu unterlaufen. Daher wird den Nutzer*innen stets die volle Kontrolle über sämtliche Abläufe und Entscheidungen gegeben.

Zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Nutzer*innen selbst bestimmen, welche Kriterien bei der Dienstplan-Generierung relevant sind, ob der generierte Plan den eigenen Ansprüchen genügt oder ob einzelne Zuordnungen von Assistent*innen zu Arbeitsschichten manuell erfolgen sollen.

Inklusion und Barrierefreiheit

Jedes technische System sollte Barrierefreiheit gewährleisten, unabhängig davon, ob es sich speziell an Menschen mit Behinderung richtet oder nicht. Barrierefreie Designprinzipien werden in der Design- und Implementierungsphase besonders im Fokus stehen, um sicherzustellen, dass die App für alle zugänglich und uneingeschränkt nutzbar ist.

Einfachheit und Effizienz

Einfachheit und Effizienz sind Schlüsselelemente des Dienstplaners, um den Arbeitsaufwand von Assistenznehmer*innen und anderen Dienstplanenden zu minimieren. Das Ziel besteht darin, ein intuitives und benutzungsfreundliches Design zu schaffen, das eine einfache Navigation und schnelle Erledigung von Aufgaben ermöglicht.

Klar strukturierte Menüs, verständliche Anleitungen und eine übersichtliche Benutzungsoberfläche erleichtern die Bedienung und sparen wertvolle Zeit.

Die Nutzung der App soll leicht von der Hand gehen und Spaß machen!

Soziale Verantwortung

Der Assistenzplaner entsteht in dem Bewusstsein, dass Menschen mit Behinderung in einer Welt, die viel zu häufig ihre Bedürfnisse unberücksichtigt lässt, einen erhöhten Arbeits- und Organisationsaufwand zu stemmen haben. Deshalb sollen die Basisfunktionen des Planers, unabhängig davon, wie sich das Projekt in Zukunft entwickelt, für Assistenznehmer*innen grundsätzlich kostenfrei bleiben.

Die Einhaltung gerechter Standards für die Assistent*innen wird bewusst in die Planung einbezogen. Die Verwaltung des Assistenzteams, die Assistent*innen-Profile und die Auswertung von Daten für die Statistik werden so gestaltet, dass sie nicht zur Bevorzugung oder Benachteiligung einzelner Assistent*innen führen.

Anwendungs-Vorschau

Der Anwendungsfall

Der Anwendungsfall "Dienstplan erstellen" steht im Zentrum der ersten Version des Assistenzplaners. Hier könnt ihr die beschriebenen Schritte - vom Anlegen der Schichten über die Eingabe der Verfügbarkeiten zur Generierung des Dienstplans - testweise durchführen. Es handelt sich dabei um einen möglichen Ablauf mit spezifischen Interaktionsmöglichkeiten.

Details zur Darstellung

Die interaktive Vorschau soll dabei helfen, das grundlegende Konzept des Assistenzplaners zu veranschaulichen. Sie zeigen die Navigationsschritte des Anwendungsfalls "Dienstplan erstellen" und die jeweils dargebotenen Elemente und Informationen. Sie geben keine Auskunft über die endgültige Gestaltung oder das Format der Benutzungsoberfläche.

1

1. Schichten bearbeiten

  • Starte den Anwendungsfall “Neuen Dienstplan erstellen"
  • Behalte die Schichten des Vormonats bei
  • Weise dem 11. Dezember manuell eine*n Assistent*in zu
  • Teile die Schicht am 27. Dezember in zwei separate Schichten auf

2

2. Verfügbarkeiten eingeben

  • Wähle eine*n Assistent*in aus, um mit der Eingabe der Verfügbarkeiten zu beginnen
  • Markiere die verfügbaren Tage
  • Fahre mit der nächsten Assistentin fort

3

3. Dienstplan generieren

  • Generiere den Dienstplan
  • Tausche die Zuteilung am 17. Dezember gegen eine andere Schicht
  • Bestätige den fertigen Dienstplan

Mögliche Erweiterungen

Potenziale des Assistenzplaners

Einige der beschriebenen Funktionalitäten können nach der Entwicklung des Prototypen schrittweise integriert werden. Andere sind in ihren Anforderungen zu komplex, um noch im Rahmen des Projekts adressiert werden zu können. Ihre Umsetzung ist abhängig von der zukünftigen Entwicklung des Projekts, insbesondere vom Feedback und Interesse der Nutzer*innen, potenziellen Projektpartner*innen und Finanzierungsmöglichkeiten.

Verwalten mehrerer Assistenzteams

Effektive Einsatzplanung für Assistenzfirmen

  • Anlegen mehrerer Assistenzteams für verschiedene Kund*innen (Assistenznehmer*innen)
  • Assistent*innen teamübergreifend einsetzen
  • Einmalige Angabe der Verfügbarkeiten pro Assistent*in für die Generierung mehrerer Dienstpläne

Generieren von Notfall-Dienstplänen

Erstellen von Notfall-/ Backupplänen für krankheitsbedingte Ausfälle

  • auf Grundlage der Verfügbarkeitsangaben
  • Teamübergreifende Backup-Pläne für Assistenzfirmen

Nützliche Hilfsfunktionen

Personalisierbare Funktionen zur Unterstützung der Dienstplangestaltung

  • Erinnerungen an die anstehende Dienstplanung
  • Benachrichtigungen bei fehlenden Verfügbarkeitsangaben
  • Benachrichtigungen bei Gefährdung der Bedarfsdeckung

Statistiken und Empfehlungen

Einblicke und Visualisierungen wichtiger Aspekte der Dienstplangestaltung

  • Deckt die Summe der vereinbarten Arbeitsstunden den Assistenzbedarf unter Berücksichtigung von Urlaubsansprüchen und Ausfällen?
  • Wie viele verfügbare Tage müssen Assistent*innen (mindestens) angeben, um die Bedarfsdeckung sicherzustellen?
  • Welche Konflikte treten bei der Dienstplangenerierung auf?
  • Erfüllen die erstellten Tags ihre Funktion? Wie ist die Matching-Quote?

Erweitertes Personalmanagement

Vorlagen und Verwaltungsmöglichkeiten für Personalangelegenheiten

  • Arbeitsverträge und Personalbögen für verschiedene Beschäftigungsverhältnisse
  • Lohn-Regelungen: Festgehalt vs. Flex-Gehalt
  • Arbeitsrechtliche Bestimmungen (z. B. Probezeit, Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall, Urlaubsansprüche)

Gehaltsabrechnungen erstellen

Erstellen von Abrechnungen auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen und der Arbeitszeiterfassung

  • Monatliche Abrechnungen
  • Lohnsteuern Sozialversicherungsbeiträge
  • Berechnung von Urlaubsansprüchen
  • Lohnsteuerbescheinigung zum Jahresende

Informationsangebote

Wissenswertes rund um die Persönliche Assistenz

  • Informationen für Einsteiger*innen und erfahrene Assistenznehmer*innen
  • Finanzierung, Leistungsträger und Persönliches Budget
  • Arbeitgebermodell vs. Assistenzfirmen
  • Akquise und Einstellung passender Assistent*innen

Interaktivität und Rollensysteme

Gemeinsame Nutzung des Assistenzplaners im Team

  • Direkte Eingabe der Verfügbarkeiten durch die Assistent*innen
  • Papierloses Erfassen von Arbeitszeiten und Leistungsnachweisen
  • Ausfälle und Tausch-Anfragen innerhalb des Planers kommunizieren und automatisch das Team benachrichtigen

Schnittstellen

Integration weiterer Organisations-Bereiche und Anbindung an bestehende Systeme

  • Schnittstellen für Assistenz-Dienstleister, Lohnbüros, Behörden und Versicherungen
  • Zugriff auf Dienstpläne, Arbeitszeitkonten und ggf. Leistungsnachweise

Kontakt und Feedback